Outsourcing kadr i płac
Jak obniżyć koszty zachowując jakość?
Do najczęściej outsourcingowanych procesów należy z pewnością outsourcing kadrowo-płacowy. Z każdym rokiem wzrasta zainteresowanie outsourcingiem tego rodzaju. Nasuwa się pytanie skąd się bierze rosnąca popularność przekazywania wewnętrznych działów organizacji, w tym przypadku działów kadrowo-płacowych na zewnątrz? Jakie są zalety outsourcingu tej właśnie funkcji? I czy w dobie wszechobecnego kryzysu ekonomicznego outsourcing może stać się środkiem do zwiększenia oszczędności firmy? I czy poza ewentualną redukcją kosztów, outsourcing kadrowo-płacowy niesie ze sobą inne korzyści, równie istotne dla działalności przedsiębiorstwa.
Najczęściej wymienianymi zaletami outsourcingu działów kadrowych i płacowych są, wspomniana wcześniej redukcja kosztów oraz dostęp do doświadczenia i wiedzy - zasobów typu "know-how" znajdujących się po stronie usługodawców.
Główny powód, dla którego delegowanie procesów związanych z obsługą kadrową i płacową pracowników, powoduje obniżenie kosztów działalności przedsiębiorstwa jest zmniejszenie liczby etatów w firmie, czyli zmniejszenie kosztów pracowniczych. W Polsce koszty pracownicze, jakie ponosi pracodawca są bardzo wysokie i wiążą się nie tylko z wypłatą wynagrodzeń, ale również m.in. z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne, kosztami wynagrodzeń za czas przebywania na urlopach wypoczynkowych czy zwolnieniach lekarskich. Ponadto, im większa liczba zatrudnionych pracowników, tym większą powierzchnię biurową organizacja musi wynajmować, musi zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia pracy, wydatki na energię także będę proporcjonalnie wyższe.
Przy outsourcingu to na usługodawcę spadają koszty utrzymania stanowisk pracy, ich wyposażenia oraz dostarczenia właściwego oprogramowania.
Outsourcing pozwala również na efektywne wykorzystywanie czasu pracy. Firma outsourcingowa świadczy usługi zawsze, gdy jest coś do zrobienia dla firmy macierzystej. Nieważne jest czy praca odbywać się będzie w ramach nadgodzin, w soboty czy niedziele. Najważniejsze to realizacja procesu, w sposób i w terminie ustalonym z klientem. Znika problem dostępności pracowników oraz kosztów związanych z wypłatą nadgodzin.
Wyodrębnienie z przedsiębiorstwa części procesów biznesowych i powierzenie ich firmie zewnętrznej może wpłynąć na zmniejszenie ponoszonych kosztów inwestycji. Wynika to z tego, że w takiej sytuacji płaci się za samą usługę, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę. Dzięki temu kapitał firmy nie musi być trwale zamrożony w dziedzinach obsługiwanych przez firmę zewnętrzną. Inwestycje spadają na usługodawców i to oni, by być na rynku konkurencyjnymi muszą ponosić koszty z nimi związane.
Bardzo istotną funkcją outsourcingu kadrowo-płacowego jest możliwość oddania części procesów w ręce fachowców i wysokich rangą specjalistów, na których zatrudnienie najprawdopodobniej nie byłoby nas stać lub których zatrudnienie byłoby mało racjonalnym działaniem. Firma outsourcingowa jest najczęściej bardzo wąsko wyspecjalizowana. Zatrudnia specjalistów, dodatkowo często inwestując w rozwijanie ich wiedzy, ponosząc koszty szkoleń, kursów czy nawet studiów podyplomowych, w celu dostarczenia, jak najlepszych rozwiązań i zwiększenia konkurencyjności własnej firmy. Ponadto, warto podkreślić, że firma macierzysta nie korzysta z wiedzy i doświadczenia tylko jednego specjalisty, ale ma dostęp do wszystkich zasobów zgromadzonych przez usługodawcę.
Jak to wygląda w praktyce?
Przeanalizujmy, więc redukcję kosztów na przykładzie firmy zatrudniającej na podstawie umów o pracę ok. 250 pracowników, a ich obsługą kadrowo-płacową zajmują się 2 osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy. Dodatkowo firma ta wykorzystuje system kadrowo-płacowy średniej klasy. Firma outsourcingowa przedstawiła ofertę zgodnie, z którą stawka za osobę wynosi 40 zł za kadry i płace. Poniższa tabela przedstawia zestawienie kosztów działu wewnętrznego kadrowo-płacowego.
Tabela nr 1 – Analiza kosztów działalności wewnętrznego działu kadrowo-płacowego.
fot. mat. prasowe
Tabela nr 1 - Analiza kosztów działalności wewnętrznego działu kadrowo-płacowego
Z porównania można zauważyć, że koszt usługi outsourcingu wynosi miesięcznie ok. 10.000 zł, a koszt podobnego działu wewnątrz firmy jest wyższy i wynosi ponad 12.800, zł miesięcznie
Jak łatwo można zauważyć koszt usługi outsourcingu wyniesie miesięcznie ok. 10.000 zł, natomiast koszt działalności podobnego działu, ale wewnątrz firmy jest znacznie wyższy i wynosi ponad 12.800, zł miesięcznie. Oszczędność dla firmy znacząca – w skali roku 33 600 zł.
Podsumowując, outsourcing kadr i płac jest skutecznym rozwiązaniem, ale decyzję o wyborze firmy zewnętrznej, która zajmować się będzie dla nas wyodrębnionymi czynnościami biznesowymi należy podejmować rozważnie. Jedynie wtedy będziemy mogli w pełni skorzystać ze wszystkich dobrodziejstw, jakie daje nam przekazanie wyodrębnionych czynności biznesowych na zewnątrz.
